Excel-Chaos beenden: Wann sich eine individuelle Web-App lohnt
Die Datei hieß ursprünglich Dienstplan_2019.xlsx. Sieben Jahre später steuert sie bei einem mittelständischen Unternehmen mit 80 Mitarbeitern die komplette Einsatzplanung, Urlaubsverwaltung und Rufbereitschaft. Der Dateiname lautet inzwischen Dienstplan_2024_FINAL_neu_v3_BACKUP_Martin.xlsx. Niemand traut sich mehr, sie anzufassen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die Übergangslösung, die blieb
Es fängt immer harmlos an. Eine kleine Tabelle für die Projektstunden. Eine Übersicht der Kundenkontakte. Ein schneller Urlaubskalender. "Das machen wir erstmal in Excel, das reicht."
Fünf Jahre später ist aus der kleinen Tabelle ein Monster geworden: 47 Tabellenblätter, verschachtelte SVERWEIS-Formeln, die niemand mehr versteht, und eine Kollegin, die inoffiziell zur "Excel-Hüterin" ernannt wurde – weil nur sie weiß, welche Zellen man auf keinen Fall anfassen darf.
Wenn Excel zur Gefahr wird: Die großen Katastrophen
Sie denken, das passiert nur im Kleinen? Zwei Beispiele, die Schlagzeilen machten:
JP Morgan, 2012: Das Risikomanagement der Bank basierte auf Excel-Tabellen, die manuell per Copy-Paste befüllt wurden. Eine fehlerhafte Formel. Sie dividierte durch eine Summe statt durch einen Durchschnitt und verfälschte so die Risikoberechnungen. Der Schaden: über 6 Milliarden Dollar. Die Excel-Fehler waren nicht die einzige Ursache, aber sie trugen dazu bei, dass das wahre Risiko viel zu lange im Nebel blieb.
Britisches Gesundheitsministerium, 2020: Knapp 16.000 positive COVID-Testergebnisse verschwanden spurlos – rund 50.000 Kontaktpersonen wurden nie informiert. Der Grund: Public Health England nutzte das alte .xls-Format, das nur 65.536 Zeilen verarbeiten kann. Diese Grenze stammt aus Excel 97.
Im Kleinen passiert das täglich. Nur ohne Schlagzeilen. Dafür mit stillen Kosten: verlorene Arbeitszeit, falsche Entscheidungen, schlaflose Nächte vor dem Audit.
Wer leidet eigentlich unter dem Excel-Chaos?
Die Kollegin in der Verwaltung
Jeden Monat bekommt sie fünf Excel-Dateien aus verschiedenen Abteilungen, jede in einem anderen Format. Sie kopiert alles in die Master-Datei. Letzten Monat hat sie versehentlich die Änderungen eines Kollegen überschrieben, der am selben Morgen etwas eingetragen hatte. Es fiel erst auf, als der Bericht schon beim Vorstand lag.
Der Geschäftsführer
Er öffnet vor einem wichtigen Meeting die Datei Bericht_Q3_final_NEU_aktuell.xlsx. "Ist das jetzt aktuell?" Niemand kann es sicher sagen. Die Zahlen sehen komisch aus, aber wann sie zuletzt geändert wurden und von wem, lässt sich nicht nachvollziehen.
Die IT-Verantwortliche
Bei jedem Audit bekommt sie Bauchschmerzen. "Wer hat diese Daten wann geändert?" – "Äh... wir haben da eine Excel..." Die Prüfer schauen sie an. Sie schaut auf den Boden.
Der Selbsttest: Ist Ihre Excel-Datei ein Problem?
Kreuzen Sie an, was auf Ihre wichtigste Excel-Datei zutrifft:
Was eine individuelle Web-App anders macht
Eine Web-App ist kein Allheilmittel. Aber sie löst die Probleme, an denen Excel scheitert:
Versionschaos durch Kopien
Eine zentrale Datenbank – alle arbeiten mit denselben Daten
Keine Zugriffskontrolle
Rollen und Rechte – jeder sieht nur, was er sehen soll
Keine Nachvollziehbarkeit
Audit-Trail – wer hat wann was geändert, für immer dokumentiert
Fehlerhafte Eingaben
Validierung – das System prüft Eingaben, bevor sie gespeichert werden
Aufwändige Auswertungen
Echtzeit-Dashboards – aktuelle Zahlen auf Knopfdruck
Kein mobiler Zugriff
Browser-basiert – Zugriff von überall, auch vom Handy
Isolierte Daten
Schnittstellen – Anbindung an ERP, CRM, E-Mail
| Problem in Excel | Lösung in einer Web-App |
|---|---|
| Versionschaos durch Kopien | Eine zentrale Datenbank – alle arbeiten mit denselben Daten |
| Keine Zugriffskontrolle | Rollen und Rechte – jeder sieht nur, was er sehen soll |
| Keine Nachvollziehbarkeit | Audit-Trail – wer hat wann was geändert, für immer dokumentiert |
| Fehlerhafte Eingaben | Validierung – das System prüft Eingaben, bevor sie gespeichert werden |
| Aufwändige Auswertungen | Echtzeit-Dashboards – aktuelle Zahlen auf Knopfdruck |
| Kein mobiler Zugriff | Browser-basiert – Zugriff von überall, auch vom Handy |
| Isolierte Daten | Schnittstellen – Anbindung an ERP, CRM, E-Mail |
Der Weg von Excel zur Web-App
Der Umstieg muss nicht schmerzhaft sein:
1. Bestandsaufnahme
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Excel-Dateien. Was macht sie? Wer nutzt sie? Wo hakt es? Oft verstehen wir in einer Stunde mehr über Ihren Prozess als Sie selbst. Weil wir die richtigen Fragen stellen.
2. Priorisierung
Nicht alles muss sofort in die App. Wir identifizieren den Kern, also den Teil, der am meisten Schmerz verursacht, und starten dort.
3. Schrittweise Ablösung
Die neue App läuft parallel zur Excel. Erst wenn alles funktioniert, schalten wir um. Kein Big Bang, kein Risiko.
4. Datenmigration
Ihre historischen Daten gehen nicht verloren. Wir übernehmen, was übernommen werden muss: sauber und geprüft.
Wann sich der Umstieg lohnt
Eine Web-App lohnt sich, wenn:
- Mehrere Personen regelmäßig mit den Daten arbeiten
- Die Daten geschäftskritisch sind: Falsche Zahlen haben echte Konsequenzen
- Compliance-Anforderungen bestehen (Revisionssicherheit, DSGVO)
- Der Prozess wiederkehrend ist: täglich, wöchentlich, monatlich
- Sie Zeit verlieren durch manuelle Zusammenführung, Fehlersuche, Abstimmung
Eine Web-App lohnt sich nicht, wenn:
- Es um einmalige Auswertungen geht
- Eine Person eine einfache, stabile Tabelle für sich allein nutzt
Die Rechnung, die viele unterschätzen
Nehmen wir an, Ihre Excel kostet Sie 5 Stunden pro Woche: Zusammenkopieren, Fehler suchen, Abstimmen, Rückfragen beantworten.
5 Stunden × 48 Wochen = 240 Stunden pro Jahr
Bei 50 € internem Stundensatz = 12.000 € pro Jahr
Eine individuelle Web-App amortisiert sich oft schneller, als man denkt. Und sie wird nicht schlechter. Im Gegensatz zu Excel-Dateien, die jedes Jahr komplizierter werden.
Ehrlich gesagt: Was eine Web-App nicht löst
Wir könnten Ihnen jetzt erzählen, dass eine Web-App alle Probleme löst. Das wäre gelogen.
Eine Web-App macht Ihre Prozesse nicht automatisch besser. Sie macht nur die Probleme sichtbar, die Excel bisher versteckt hat. Wenn drei Abteilungen unterschiedliche Definitionen für "Umsatz" haben, wird das auch in der Web-App nicht einheitlicher. Außer Sie klären es vorher.
Wenn niemand weiß, wie der Prozess eigentlich funktionieren soll, hilft auch keine Software. Manchmal ist das Ergebnis unserer Analyse: "Definieren Sie erstmal, was Sie eigentlich wollen. Dann reden wir über Technik."
Eine Web-App braucht Pflege. Weniger als Excel, aber sie ist kein Selbstläufer. Updates, kleine Anpassungen, neue Anforderungen: Das gehört dazu.
Die typischen Einwände
"Das haben wir schon immer so gemacht."
Ja, aber damals waren Sie auch zu dritt. Und die Datei hatte ein Tabellenblatt.
"Eine eigene Software ist doch viel zu teuer."
Was kostet Sie die Excel-Pflege pro Monat an Arbeitszeit? Was kostet ein Fehler, der zu spät entdeckt wird? Was kostet es, wenn Ihre "Excel-Expertin" kündigt?
"Das dauert doch ewig, bis die fertig ist."
Eine fokussierte Web-App für einen konkreten Prozess kann in wenigen Wochen produktiv sein. Wir reden nicht von SAP-Einführungen.
Nächster Schritt: Lassen Sie uns reden
Erzählen Sie uns von Ihren Excel-Dateien: Was machen sie? Wo hakt es? Was nervt Sie? Wir hören zu und sagen Ihnen ehrlich:
- Lohnt sich eine Ablösung?
- Was würde eine Web-App ungefähr kosten?
- Oder ist die Excel vielleicht doch gut genug?
Manchmal ist die Antwort: "Der Umstieg lohnt sich bei Ihnen gerade nicht."
Excel-Chaos beenden?
Erzählen Sie uns von Ihren Excel-Dateien. Wir hören zu und sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Web-App lohnt.
Gespräch vereinbaren